Algemene voorwaarden PickSmarter

Versie 1.0, 2 november 2026.

Artikel 1. Definities

1. PickSmarter: de vennootschap onder firma PickSmarter, gevestigd aan de Fruitlaan 426, 4817 XZ Breda, ingeschreven bij de KVK onder nummer 93980485.
2. Opdrachtgever: de onderneming of organisatie die PickSmarter een opdracht geeft of een offerte vraagt.
3. Opdracht: de overeenkomst waarin PickSmarter diensten levert, zoals een Quickscan, Magazijnscan, Scan + Borgen, plattegrond op maat, palletberekening of palletcalculator.
4. Schriftelijk: op papier of per e-mail.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van PickSmarter.
2. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing.
4. Is een bepaling nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen die bepaling dan door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 3. Offertes en totstandkoming

1. Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig.
2. Prijsindicaties via de website, de vragenlijst of tools van PickSmarter zijn geen aanbod. Daaraan kunnen geen rechten worden ontleend.
3. Een opdracht komt tot stand als de opdrachtgever de offerte schriftelijk aanvaardt, of als PickSmarter met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering begint.

Artikel 4. Uitvoering

1. PickSmarter voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit. Dit is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.
2. Genoemde besparingen in meters, uren of euro's zijn verwachtingen op basis van de aangeleverde gegevens en de vermelde aannames. Het werkelijke resultaat kan afwijken.
3. PickSmarter mag de opdracht (deels) laten uitvoeren door medewerkers of derden. PickSmarter blijft verantwoordelijk voor hun werk en legt hun dezelfde geheimhouding op.
4. Opgegeven termijnen zijn streeftermijnen, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een fatale termijn is afgesproken.

Artikel 5. Medewerking van de opdrachtgever

1. De opdrachtgever levert tijdig de gegevens die PickSmarter nodig heeft, zoals orderregels, locatielijsten en plattegronden, en staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan.
2. De opdrachtgever geeft toegang tot de locatie op de afgesproken momenten en informeert PickSmarter over de geldende veiligheidsvoorschriften. PickSmarter houdt zich aan die voorschriften.
3. Vertraging of extra werk door onjuiste, onvolledige of late gegevens of medewerking komt voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 6. Grenzen van het advies

1. Het advies van PickSmarter gaat over logistieke efficiëntie: indeling, looproutes, locatiecodering, pickmethode en palletopbouw.
2. PickSmarter geeft geen constructief, bouwkundig, brandveiligheids-, arbo- of keuringsadvies. Dat geldt onder meer voor de draagkracht en verankering van stellingen, gangpadbreedtes voor heftrucks, vluchtwegen en de opslag van gevaarlijke stoffen.
3. Wijzigingen aan stellingen, gangpaden en de opslag van gevaarlijke stoffen laat de opdrachtgever vóór uitvoering toetsen door een erkend stellingkeurder of andere bevoegde deskundige.
4. De opdrachtgever beslist zelf over de uitvoering van het advies en is verantwoordelijk voor die uitvoering, ook als PickSmarter daarbij begeleidt. Dat geldt ook voor wijzigingen in ERP- of WMS-systemen.

Artikel 7. Prijzen en betaling

1. Prijzen zijn vaste prijzen per opdracht, exclusief btw en reiskosten, tenzij anders vermeld.
2. Reiskosten boven 50 km enkele reis worden berekend tegen € 0,30 per kilometer, of zoals in de offerte vermeld.
3. Facturen worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum. PickSmarter mag vooruitbetaling of een aanbetaling vragen, onder meer bij opdrachtgevers buiten Nederland.
4. Bij te late betaling is de opdrachtgever zonder ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd, en de redelijke kosten van invordering.
5. Een abonnement wordt maandelijks vooraf gefactureerd.

Artikel 8. Meerwerk en wijzigingen

1. Werk buiten de omschrijving in de offerte is meerwerk. PickSmarter voert meerwerk alleen uit na schriftelijk akkoord van de opdrachtgever op de prijs.
2. Blijkt de omvang van het magazijn groter dan in de aanvraag opgegeven (bijvoorbeeld meer SKU's, locaties of orderregels), dan mag PickSmarter de prijs aanpassen aan de juiste klasse, na overleg en vóór de uitvoering.

Artikel 9. Annulering

1. De opdrachtgever kan een opdracht tot 5 werkdagen voor het eerste bezoek kosteloos annuleren.
2. Bij latere annulering is 50% van de opdrachtprijs verschuldigd, plus al gemaakte kosten.
3. Een abonnement is maandelijks opzegbaar tegen het einde van de lopende maand.

Artikel 10. Geheimhouding

1. Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor de opdracht.
2. Dit geldt niet voor informatie die al openbaar is, die een partij rechtmatig van een derde kreeg, of die een partij wettelijk moet verstrekken.
3. De geheimhouding geldt tot 2 jaar na het einde van de opdracht.

Artikel 11. Intellectueel eigendom en gebruik van resultaten

1. Na volledige betaling mag de opdrachtgever rapporten, plannen en analyses van PickSmarter gebruiken voor de eigen bedrijfsvoering.
2. Werkwijzen, rekenmodellen, sjablonen, software en tools van PickSmarter, waaronder De Vloermethode, blijven eigendom van PickSmarter.
3. PickSmarter gebruikt resultaten van een opdracht alleen als (geanonimiseerde) referentie of case na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.

Artikel 12. Gegevens en privacy

1. PickSmarter verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de privacyverklaring.
2. Verwerkt PickSmarter voor de opdrachtgever persoonsgegevens, bijvoorbeeld in orderdata, dan sluiten partijen een verwerkersovereenkomst.
3. PickSmarter verwijdert gegevens van de opdrachtgever uiterlijk 3 maanden na afronding van de opdracht, tenzij anders afgesproken of tenzij de wet bewaren verplicht.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

1. PickSmarter is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de opdracht.
2. De aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht waarop de schade betrekking heeft, en bij een abonnement tot de vergoedingen over de laatste 6 maanden. In elk geval is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van PickSmarter in dat geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico.
3. PickSmarter is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
4. PickSmarter is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige gegevens van de opdrachtgever, door de uitvoering van het advies door de opdrachtgever of derden, of over onderwerpen die volgens artikel 6 buiten het advies vallen.
5. Deze beperkingen gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van PickSmarter.
6. De opdrachtgever meldt schade zo snel mogelijk, uiterlijk 30 dagen na ontdekking. Een vordering vervalt 12 maanden nadat de opdrachtgever de schade ontdekte of redelijkerwijs kon ontdekken.

Artikel 14. Overmacht

Bij overmacht, zoals ziekte van de uitvoerder, storingen bij leveranciers of overheidsmaatregelen, mag PickSmarter de uitvoering opschorten. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de opdracht schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.

Artikel 15. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle opdrachten is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen geschillen eerst in overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan is de rechtbank Zeeland-West-Brabant bevoegd.

Artikel 16. Opnames tijdens bezoeken

1. PickSmarter mag tijdens een bezoek beeld en geluid opnemen, bijvoorbeeld met een bodycamera, uitsluitend voor de analyse en het advies binnen de opdracht. De opdrachtgever geeft hiervoor toestemming door de offerte te aanvaarden.
2. De opdrachtgever informeert zijn medewerkers vooraf over het bezoek en de opnames. PickSmarter vraagt iedere medewerker die wordt gesproken om mondelinge toestemming voordat het gesprek wordt opgenomen, en stopt de opname als iemand bezwaar maakt.
3. De opdrachtgever kan ruimtes, schermen of documenten aanwijzen die niet gefilmd mogen worden. PickSmarter houdt zich daaraan.
4. PickSmarter filmt zo veel mogelijk stellingen, locaties en routes en zo weinig mogelijk personen.
5. Opnames worden alleen opgeslagen in systemen van PickSmarter, nooit op privéapparaten van medewerkers of studenten. Ruwe opnames worden binnen 30 dagen na het bezoek verwijderd; de uitgewerkte analyse wordt bewaard zolang de opdracht en de bewaartermijn duren.
6. PickSmarter gebruikt opnames niet voor marketing of publicatie. Gebruik voor interne opleiding van eigen medewerkers gebeurt alleen met aparte schriftelijke toestemming van de opdrachtgever, of met fragmenten waarop geen personen herkenbaar zijn.
7. Voor de verwerking van persoonsgegevens in opnames geldt de verwerkersovereenkomst.