Privacyverklaring PickSmarter
Versie 1.1, 2 november 2026.
PickSmarter gaat zorgvuldig om met je gegevens. Hieronder lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt.
Wie is verantwoordelijk
PickSmarter vof, Fruitlaan 426, 4817 XZ Breda, KVK 93980485, btw-id NL866592404B01. Vragen over privacy: privacy@picksmarter.nl.
Welke gegevens en waarvoor
| Gegevens | Doel | Grondslag (AVG art. 6 lid 1) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, functie, bedrijf, e-mail, telefoon, plaats | Je aanvraag beantwoorden en een voorstel maken | Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (b) | 6 maanden als er geen opdracht volgt |
| Gegevens over je magazijn en eventuele bijlagen (plattegrond, foto's, orderdata) | Je situatie beoordelen en een prijs en voorstel bepalen | Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (b) | 6 maanden als er geen opdracht volgt |
| Beeld- en geluidsopnames tijdens een bezoek, en de uitgeschreven tekst van gesprekken | Het magazijn en de werkwijze analyseren voor het advies | Gerechtvaardigd belang: een zorgvuldige analyse zonder dat medewerkers alles opnieuw moeten vertellen (f). Bezwaar maken kan altijd, ook ter plekke | Ruwe opnames 30 dagen na het bezoek; de uitwerking zoals de opdracht |
| Gegevens uit de vragenlijst | Automatisch een concept-voorstel laten opstellen, dat Stijn altijd zelf controleert | Gerechtvaardigd belang: snel en zorgvuldig reageren (f) | Zoals hierboven |
| Gegevens van opdrachtgevers en contactpersonen | De opdracht uitvoeren en factureren | Uitvoering van de overeenkomst (b) | Duur van de opdracht + 2 jaar |
| Facturen en administratie | Wettelijke administratie- en bewaarplicht | Wettelijke verplichting (c) | 7 jaar |
| Technische gegevens (zoals IP-adres in serverlogs) | Beveiliging en goede werking van de website | Gerechtvaardigd belang (f) | Serverlogs maximaal 7 dagen (bij de hostingdienst); een gehashte vorm van het IP-adres tegen misbruik maximaal 1 uur |
| Bezoekersstatistieken (bekeken pagina's, verwijzende website, land, type apparaat en browser), zonder cookies | De website verbeteren | Gerechtvaardigd belang (f) | We zien alleen totalen; Cloudflare bewaart de statistieken volgens zijn eigen termijnen |
Vraagt de vragenlijst om je akkoord, dan bevestig je daarmee dat je deze verklaring hebt gelezen.
Bijlagen met orderdata hebben we alleen nodig met order, artikel, aantal, datum en locatie. Haal namen van je eigen klanten en prijzen er bij voorkeur uit voordat je ze stuurt.
Wie ontvangt je gegevens
We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met dienstverleners die we nodig hebben, en met wie we afspraken hebben over beveiliging en geheimhouding:
| Dienstverlener | Waarvoor |
|---|---|
| Cloudflare | Hosting van de website, verwerking van de vragenlijst en anonieme bezoekersstatistieken (Cloudflare Web Analytics) |
| Resend | Versturen van e-mails met je aanvraag |
| Anthropic | Tekstverwerking: een concept-voorstel opstellen op basis van je antwoorden. Bijlagen gaan hier niet naartoe |
| Google (Gmail) | Zakelijke e-mail (inkomende mail wordt via Cloudflare doorgestuurd; uitgaande mail gaat via Resend) |
| Moneybird | Boekhouding en facturen |
Een concept-voorstel wordt altijd door een mens beoordeeld. Er is geen besluitvorming die alleen op automatische verwerking berust.
Bij een bezoek kunnen we beeld en geluid opnemen. Dat zeggen we vooraf, en je kunt altijd bezwaar maken. Gesprekken zetten we op onze eigen computer om naar tekst; namen halen we er waar mogelijk uit. Stilstaande beelden en de uitgeschreven tekst laten we analyseren door Claude van Anthropic, onder zakelijke voorwaarden waarbij die gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Ruwe opnames verwijderen we binnen 30 dagen.
Doorgifte buiten de EU
Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Met Cloudflare geldt een verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van de klantvoorwaarden; doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen als terugvaloptie. Met Resend geldt een verwerkersovereenkomst met standaardcontractbepalingen; Resend is daarnaast gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Met Anthropic geldt een verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van de zakelijke voorwaarden; doorgifte gebeurt op basis van standaardcontractbepalingen. Inkomende e-mail wordt via Cloudflare doorgestuurd naar een mailbox bij Google (Gmail); Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Moneybird host en verwerkt de gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte; ook met Moneybird geldt een verwerkersovereenkomst.
Beveiliging
We beveiligen gegevens onder meer met versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie op accounts en versleutelde opslag. Toegang heeft alleen wie de gegevens nodig heeft voor de opdracht.
Cookies
De website plaatst geen cookies. Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Cloudflare Web Analytics. Dat telt onder meer welke pagina's worden bekeken, via welke website je binnenkomt, en met welk type apparaat en browser. Volgens Cloudflare gebeurt dat zonder cookies of andere opslag op je apparaat en zonder je te herkennen of over websites heen te volgen. We zien alleen totalen en gebruiken die om de website te verbeteren.
Je rechten
Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens, om beperking van de verwerking, en om je gegevens over te dragen. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar privacy@picksmarter.nl. We reageren binnen een maand.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op https://picksmarter.nl/privacy/.